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Für Makler & Hausverwaltungen · Kostenlos starten · Ohne Kreditkarte

Datenschutz für Makler und Verwaltung – dokumentiert, bevor der Mieter fragt

Selbstauskünfte mit Einkommensnachweis und Ausweiskopie, Bonitätsauskünfte, Eigentümerlisten mit Bankverbindungen, Exposés mit Objektfotos, Bewerberunterlagen, die nach der Absage liegen bleiben: Im Immobiliengeschäft laufen besonders schutzbedürftige Daten zusammen. Mit dem geführten Tool von dsgvoeasy.de dokumentieren Sie Verarbeitungen, Rechtsgrundlagen und Löschfristen Schritt für Schritt selbst – auch ohne Datenschutzabteilung im Haus.

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  • Geführter Wizard für Bewerber-, Mieter- und Eigentümerdaten
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Warum Datenschutz im Immobiliengeschäft ein Thema ist

Diese Punkte betreffen fast jedes Makler- und Verwaltungsbüro

Bewerber- und Mieterdaten

Selbstauskunft, Einkommensnachweis, Bonitätsauskunft, Ausweiskopie, Mietvertragshistorie: Im Vermietungsprozess laufen die sensibelsten Daten zusammen, die ein Büro überhaupt verarbeitet. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) ist die Frage, welche Unterlage für die Entscheidung wirklich erforderlich ist, keine Formalität – wer sie nicht beantwortet, hat für die Unterlagen keine belastbare Grundlage.

Bewerberunterlagen ohne Löschfrist

Nach der Absage bleiben Selbstauskünfte, Gehaltsnachweise und Ausweiskopien oft im Ordner oder im Postfach liegen. Für abgelehnte Bewerber gibt es keine Aufbewahrungsfrist, die das ersetzt: Sobald der Zweck entfällt, ist zu löschen – außer Sie stützen sich auf eine andere dokumentierte Grundlage.

Eigentümer- und Verwaltungsdaten

Bankverbindungen, Nebenkostenabrechnungen, Beschlussprotokolle, Sonderumlagen: In der Hausverwaltung entsteht über Jahre ein Datenbestand, der bei Eigentümerwechsel und Objektverkauf sauber übergeben oder gelöscht werden muss.

Objektfotos, Exposés und Videoüberwachung

Personen auf Fotos, Kennzeichen im Bild, Aufnahmen aus Tiefgarage oder Eingangsbereich: Alles, was im Exposé oder auf der Objektseite landet, ist eine Veröffentlichung – und braucht eine Rechtsgrundlage, nicht nur eine gute Absicht.

Dienstleister ohne AVV

Portalbetreiber, Hausmeister, Handwerksbetriebe, Cloud-Ablage, Steuerbüro: Sobald ein Dienstleister weisungsgebunden Zugriff auf Mieter- oder Eigentümerdaten hat, gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO dazu. Wer nur Rechnungen sammelt, hat ihn oft nicht.

So einfach geht's

In drei Schritten zur DSGVO-Dokumentation

Kostenlos registrieren und direkt loslegen – der geführte Wizard nimmt Sie Schritt für Schritt an die Hand. Auch bei Personalwechsel im Büro: alles dokumentiert an einem Ort.

1

Kostenlos registrieren

In 2 Minuten ein Konto anlegen – ohne Kreditkarte, sofort einsatzbereit.

2

Geführter Wizard

Verarbeitungsverzeichnis (VVT) und technische Maßnahmen (TOM) Schritt für Schritt ausfüllen – mit Vorlagen statt leerem Blatt.

3

Pflichtdoku als PDF

Ihre Dokumentation steht – jederzeit als PDF exportierbar für Audits und Aufsichtsbehörden. Fertig.

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Häufige Fragen

Das fragen sich viele im Maklerbüro

Was kostet die Nutzung des Tools?+
Sie starten komplett kostenlos und ohne Kreditkarte. Für die unbegrenzte Nutzung gibt es später optional ein Abo für 7,99 € pro Monat (netto).
Brauchen auch kleine Maklerbüros eine DSGVO-Dokumentation?+
Ja. Die DSGVO macht für das Immobiliengeschäft keine Ausnahme. Die Erleichterung für Verzeichnisse nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO greift nicht, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt – bei laufender Bewerber-, Mieter- und Eigentümerverwaltung ist das der Fall.
Dürfen wir Ausweiskopien und Gehaltsnachweise von Mietbewerbern verlangen?+
In der Praxis ist häufig unklar, welche Unterlage für die Vermietungsentscheidung tatsächlich erforderlich ist. Genau diese Frage muss in Ihrem Verzeichnis beantwortet sein: Welche Unterlagen erheben Sie, zu welchem Zweck, auf welcher Grundlage – und wann werden sie gelöscht. Was Sie nicht begründen können, bleibt ein offener Punkt, den eine Beschwerde zuerst sichtbar macht.
Wir arbeiten mit Portalen, Hausmeistern und Handwerkern – brauchen wir dafür AVV?+
Ja, soweit diese Dienstleister weisungsgebunden Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Voraussetzung dafür, dass die Verantwortung nachweisbar beim Büro bleibt. Für reine Dienstleistungen ohne Datenzugriff ist er nicht nötig – die Abgrenzung gehört dokumentiert.
Wie lange dürfen wir Bewerberunterlagen aufbewahren?+
Für abgelehnte Bewerber gibt es keine gesetzliche Frist, die die Löschung erübrigt. Sobald der Zweck entfällt, ist zu löschen – es sei denn, Sie stützen sich auf eine andere Grundlage, etwa eine Einwilligung für einen Bewerberpool, und dokumentieren das nachvollziehbar.
Ist das Tool auch ohne Datenschutz-Vorkenntnisse im Büro geeignet?+
Ja. Der geführte Wizard stellt die Fragen, die ein Makler- oder Verwaltungsbüro beantworten muss – ohne juristisches Fachwissen. Die Vorlagen sind auf typische Immobilienabläufe zugeschnitten, vom Bewerbungsverfahren bis zur Nebenkostenabrechnung.
Kann ich die Dokumente bei einer Prüfung vorlegen?+
Ja. Alle Ergebnisse lassen sich als prüfsicheres PDF exportieren und direkt der Aufsichtsbehörde vorlegen.

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