Für Betriebe ab 1 Mitarbeiter · Kostenlos starten · Ohne Kreditkarte

Löschkonzept nachvollziehbar dokumentieren

Die DSGVO verlangt kein Dokument namens „Löschkonzept“ – sie verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert bleiben, als es für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e) und dass Sie das nachweisen können (Art. 24 Abs. 1). In der Praxis gelingt das nur mit einer Übersicht: welche Datenkategorie, welche Frist, wer löscht, und woran es technisch hängt. Mit dsgvoeasy.de bauen Sie diese Übersicht aus Ihren eigenen Angaben – dieselben Angaben, aus denen auch Verzeichnis und TOM entstehen.

Kostenlos starten

Fristen je Datenkategorie festlegen, Verantwortliche benennen, Löschkonzept als PDF sichern.

Fristen je Datenkategorie statt pauschaler „Löschung nach Ablauf“
Konflikt zwischen Löschpflicht und Aufbewahrungspflicht sichtbar machen
Löschkonzept, Verzeichnis und TOM aus denselben Angaben

Jetzt kostenlos starten

Kostenlos · ohne Zahlungsmittel · monatlich kündbar

Warum ein Löschkonzept

Vier Dinge, die eine belastbare Löschregel ausmachen

Kein Dokument, sondern eine Pflicht

Ein Löschkonzept schreibt die DSGVO nicht wörtlich vor. Art. 5 Abs. 1 lit. e verlangt Speicherbegrenzung, Art. 24 Abs. 1 den Nachweis, dass Sie sie einhalten. Das Konzept ist der Weg, beides nachvollziehbar zu belegen.

Der Fristbeginn ist die halbe Arbeit

Die meisten Fristen beginnen nicht beim Anlegen des Datensatzes, sondern am Ende eines Vorgangs: Kündigung, letzte Rechnung, Absage, Ablauf der Gewährleistung. Ohne diesen Bezugspunkt bleibt jede Frist eine Absichtserklärung.

Aufbewahrungspflicht schlägt Löschpflicht

Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen reichen bis zu zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Solange sie greifen, darf nicht gelöscht werden — das gehört ausdrücklich ins Konzept, statt es dem Zufall zu überlassen.

Gelöscht ist nicht „aus dem Ordner entfernt“

Daten liegen in Backups, in Postfächern, in Fachanwendungen und in Auswertungen. Ein Löschkonzept wird erst belastbar, wenn es auch sagt, was mit Sicherungen und Kopien passiert.

Fristen prüfen

Typische Fristen — und wer sie setzt

Diese Zeilen sind die üblichen Orientierungswerte in der Praxis. Sie ersetzen keine Prüfung im Einzelfall: Ob eine Frist für Sie gilt, hängt von Ihrer Branche, Ihren Verträgen und davon ab, ob eine Aufbewahrungspflicht eingreift.

Bewerbungen – in der Regel sechs Monate nach der Absage (§ 15 Abs. 4 AGG), länger nur mit Einwilligung oder bei Aufnahme in ein Bewerberpool.
Lohn- und Gehaltsunterlagen – bis zu zehn Jahre, solange die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten greifen.
Kunden- und Auftragsdaten – Ende des Auftrags, danach Aufbewahrung für Buchhaltung und Gewährleistung; danach löschen.
Buchungsbelege und Rechnungen – Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht, danach Löschung; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres.
Anfragen über die Website – Löschung nach Bearbeitung, sofern keine Vertragsbeziehung entsteht.
Bewerbungs- und Personalnebenakten – nach Ende des Arbeitsverhältnisses, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Aufbau

Fünf Angaben pro Datenkategorie

Mehr braucht ein Löschkonzept nicht, um brauchbar zu sein. Weniger reicht nicht, um es im Ernstfall vorzulegen.

Datenkategorie – welche Daten, in welchem System, an welchem Ort (auch Postfach, Backup, Fachanwendung).
Zweck – wofür die Daten erhoben wurden; daraus folgt, wie lange sie gebraucht werden.
Frist und Fristbeginn – wie lange, gerechnet ab welchem Ereignis.
Verantwortlich – wer löst die Löschung aus, wer führt sie durch.
Technische Umsetzung – wie gelöscht wird (Datensatz, Datei, Sicherung) und wie die Löschung nachweisbar ist.

Im Tool entstehen diese Angaben aus demselben Datenbestand wie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Die Löschfrist ist dort nach Art. 30 Abs. 1 lit. f ohnehin eine Pflichtangabe. Sie tragen sie einmal ein – und sie steht an beiden Stellen.

So einfach geht's

In drei Schritten zum Löschkonzept

Kostenlos registrieren und die Kategorien durchgehen, die Sie ohnehin im Verzeichnis stehen haben.

Kostenlos registrieren

In 2 Minuten ein Konto anlegen – ohne Kreditkarte, sofort einsatzbereit.

Fristen je Kategorie festlegen

Frist und Fristbeginn eintragen, Verantwortliche benennen und festhalten, wie gelöscht wird.

Als PDF sichern

Löschkonzept, Verzeichnis und TOM entstehen aus denselben Angaben – jederzeit als PDF exportierbar.

Häufige Fragen

Das fragen sich viele

Ist ein Löschkonzept gesetzlich vorgeschrieben?+

Ein Dokument mit diesem Namen verlangt die DSGVO nicht. Vorgeschrieben ist das Ergebnis: personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert bleiben, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e), Löschfristen gehören als Pflichtangabe ins Verzeichnis (Art. 30 Abs. 1 lit. f), und der Verantwortliche muss die Einhaltung nachweisen können (Art. 24 Abs. 1). Ein Löschkonzept ist der übliche Weg, das belegbar zu machen.

Was ist der Unterschied zwischen Löschkonzept und Löschfristen?+

Die Löschfrist ist eine Zahl — zum Beispiel „sechs Monate nach Absage“. Das Löschkonzept beantwortet die Fragen drumherum: ab welchem Ereignis die Frist läuft, wer die Löschung auslöst, wer sie durchführt und was mit Sicherungen und Kopien passiert. Ohne diese Angaben bleibt die Frist eine Absicht.

Was passiert, wenn eine Aufbewahrungspflicht länger gilt?+

Dann darf nicht gelöscht werden, solange sie greift. Handels- und steuerrechtliche Fristen reichen bis zu zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Wichtig ist, dass dieser Vorrang im Konzept steht — und dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Löschung tatsächlich erfolgt. Die Aufbewahrungspflicht ist kein Dauerzustand.

Müssen auch Backups gelöscht werden?+

Sicherungen sind der Punkt, an dem Löschkonzepte in der Praxis scheitern. Daten liegen dort in Kopien, aus denen sich ein einzelner Datensatz oft nicht sauber entfernen lässt. Bewährt ist ein dokumentierter Umgang: Sicherungen laufen nach ihrer eigenen Frist aus, werden nicht wiederhergestellt, um dann doch weiterverarbeitet zu werden, und der Ablauf ist beschrieben.

Was kostet das?+

Der Start ist kostenlos und ohne Kreditkarte. Für die unbegrenzte Nutzung gibt es später optional ein Abo für 7,99 € pro Monat (netto).